Rechnungen

Für die Fakturierung kommt die Software Easybill zum Einsatz (login).

Rechnung erstellen

Folgende Schritte sind beim Erstellen einer Rechnung zu beachten:

1. Wiederkehrende oder einmalige Rechnung? Bitte auswählen!
2. Kunde: aus Kundenstamm auswählen. Im Zweifelsfall beim Kunden nachfragen an welchen Ansprechpartner und an welche E-Mail Adresse die Rechnung gesendet werden soll (wir verschicken Rechnungen aus Kosten- und Umweltgründen per E-Mail. Daher sollte jeder Kunde eine E-Mail Adresse haben)
3. Datum: idR. auf den 1. eines Monats setzen)
4. Zusatzfeld: das Zusatzfeld wird wie folgt belegt:
   1. Label: Vertrag
   2. Inhalt: <Vertragsnummer> (<Domain oder Projekt>). Beispiel: V0029 (pflege-os.de)
5. Leistungsdatum: das Leistungsdatum wird abhängig von der abzurechnenden Dienstleistung belegt:
   1. wenn es sich um eine einmalige Supportleistung oder einen einmaligen Auftrag handelt: Standard (Das Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum)
   2. wenn es sich um einen Vertrag handelt, bei dem eine Dienstleistung über einen bestimmten Zeitraum erbracht wird oder eine Software über einen bestimmten Zeitraum gemietet wird, dann ist der Zeitraum anzugeben. Hierzu wird folgendes ausgewählt: Leistungsdatum und Benutzerdefiniert. Im Freitextfeld wird dann mit Platzhaltern gearbeitet (siehe Easybill Dokumentation):
      1. %laufzeit+1monat% (Zeitraum beginnend bei Rechnungsdatum + 1 Monat; also Abrechnung im Voraus für 1 Monat)
      2. %laufzeit+3monate% (Zeitraum beginnend bei Rechnungsdatum + 3 Monate; also Abrechnung im Voraus für 1 Quartal)
      3. %laufzeit+1jahr% (Zeitraum beginnend bei Rechnungsdatum + 1 Jahr; also Abrechnung im Voraus für 1 Jahr)
      4. %laufzeit-1jahr% (Zeitraum beginnend bei Rechnungsdatum + 1 Jahr; also Abrechnung für das zurückliegende Jahr)
6. Fälligkeit: 30 Tage (der Zeitraum sollte nicht kürzer gewählt werden. Einige Kunden haben eine zeitintensive Rechnungsprüfung und brauchen diese Zeit. Da wir ein automatisiertes Mahnwesen haben kommt es sonst zu unberechtigten Erinnerungen und Mahnungen)
7. Rechnungsposten
   1. Art-Nr.: kann leergelassen werden
   2. Bezeichnung: die Beschreibung der erbrachten Dienstleistung sollte möglichst genau erfolgen
   3. Menge: Angabe der Menge erfolgt als Zeitangabe (z.B. 0,5 Stunden, 1 Stunde, 13 Stunden, 1 Monat, 3 Monate, 12 Monate)
   4. Einzelpreis: die Angabe des Einzelpreises erfolgt je Zeiteinheit (Stunde / Monat)
8. Anhänge: Preisblatt für Supportleistungen
9. Name des Dokuments: hier eine sinnvolle Bezeichnung wählen (bspw. Abrechnung Support 09/2022 V0029)

Beispiel-Rechnung

Turnus

Rechnungsdaten