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Google Workspace (ehemals G Suite)

Wir verwenden Google Wprkspace (ehemals G Suite).

Bei Fragen zu Workspace wendet euch an:

Calendar

Der Google Calendar ist unsere Kalenderlösung. Leider ist der dortige unternehmensweite Kalender nicht korrekt angelegt worden, sodass jeder neue Mitarbeiter einzeln hinzugefüget werden muss, selbst wenn er bereits Teil der Domäne ist. Hiefür muss der Benutzer nur diesen Link klicken.

Farbschema

Um Ereignisse auf den ersten Blick einordnen zu können soll folgende Farbkodierung verwendet werden:

  • Grün/Basilikum/Basil: Termine, die im Konferenzraum des Hauses stattfinden
  • Gelb/Banane/Banana: Termine, die außerhalb des Hauses stattfinden aber dennoch Arbeitszeit sind, wie besuche bei anderen Firmen oder Homeoffice
  • Blau/Blaubeere/Blueberry: Berufsschule, externe Lehrgänge, externe Fort- und Weiterbildungen
  • Orange/Mandarine/Tangerine: Abwesenheit wie Urlaub, Krankheit und Gleitzeit
  • keine Farbe: sonstiges

E-Mailbenachrichtigungen

Um nicht in einer Flut von E-Mailbenachrichtigungen zu ersticken ist ratsam eine Benachrichtigung nur für die Ereignisse zu erhalten, zu denen man auch eingeladen wurde. Bei einer Einladung kopiert Google Calendar das Ereignis in den persönlichen Kalender. Demnach sollte man die Kalenderbenachrichtigung so einstellen, dass

  • Benachrichtigungen für den persönlichen Kalender aktiviert sind,
  • alle Benachrichtigungen für geteilte Kalender deaktivieren sind.

Dadurch lassen sich unnötige E-Mails vermeiden.

Externe Kalender

Google Calendar bietet die Möglichkeit externe Kalender einzubinden. Einer mit deutschen Feiertagen ist voreingestellt. Allerdings berücksichtigt dieser keine Bundesländer und unterscheidet auch nicht zwischen gesetzlichen Feiertagen und informellen Tagen wie dem Valentinstag.

Als Alternative dazu bieten externe Kalender an, die auch wirklich nur die gesetzlichen Feiertage Niedersachsens enthalten:

Dort finden sich auch Kalender für Schulferien, welche für Auszubildende relevant sind.

Weitere hilfreiche externe Kalender sind:

Chat

Wir nutzen Google Chat für Instant Messaging. Dort findet sich auch ein Raum namens “Team”, in dem man allgemeines ansprechen kann, wenn die meisten aus dem Home Office arbeiten.

Contacts

Google Contacts werden nicht genutzt, da diese nicht vernünftig im Team geteilt werden koennen. Stattdessen werden die Kontakte von Nextcloud verwendet.

Drive

Im Google Drive finden sich unsere Dateien (Dateiablage). Leider ist der dortige unternehmensweite Ordner nicht korrekt angelegt worden, sodass jeder neue Mitarbeiter einzeln hinzugefügt werden muss, selbst wenn er bereits Teil der Domäne ist.

Allgemeine Struktur der Dateiablage: * /BIG 5 Concepts * /Kunden * / * /Projekte * / * /Projektdokumentation

Groups

Mit Google Groups verwalten wir unsere Mailinglisten.

Mail

Wir verwenden Google Mail für unsere E-Mails.

Signatur

Um rechtlichen Vorgaben und einem einheitlichem Firmenbild gerecht zu werden muss eine entsprechende E-Mailsignatur verwendet werden. Da die globalen Einstellungen dafür unzureichend sind muss jeder Mitarbeiter in seinen E-Mailclients folgende Signatur einstellen.

Die Angaben zu Person müssen in Sans Serif 11pt angezeigt werden:

Mit freundlichen Grüßen

VORNAME NACHNAME
- FUNKTION_POSITION_ODER_ROLLE -

Gefolgt von den Firmendaten in Sans Serif 10pt:

BIG 5 Concepts GmbH, tel:+4954120078888, https://www.big5.de/

Sitz: Am Tie 1, 49086 Osnabrück, Deutschland
Handelsregister: Amtsgericht Osnabrück, HRB 207759
Geschäftsführung: Christian Rudde

Beispiel:

Mit freundlichen Grüßen

Detlef Debug
- Fachinformatiker -
BIG 5 Concepts GmbH, tel:+4954120078888, https://www.big5.de/

Sitz: Am Tie 1, 49086 Osnabrück, Deutschland
Handelsregister: Amtsgericht Osnabrück, HRB 207759
Geschäftsführung: Christian Rudde

Abwesenheitsnachricht

Bei Urlaub oder Krankheit sollte eine Abwesenheitsnachricht mit folgendem Text (Details bitte anpassen) aktiviert werden:

Sehr geehrte Damen und Herren,

herzlichen Dank für Ihre Mail. Zur Zeit bin ich nicht im Haus. Sie erreichen mich wieder am WOCHENTAG, den DATUM.

Ihre Mail wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet. Wenden Sie sich bitte in dringenden Fällen an meine Kollegin/meinen Kollegen NAME_UND_EMAIL_ADRESSE.

Herzlichen Dank und beste Grüße

Gefolgt von der obigen Signatur.

Meet

Mit Google Meet kann man Telefon- und Videokonferenzen abhalten. Man kann dort entweder über die Weboberfläche oder per Telefon teilnehmen.

Man kann dort auch den Inhalt eines Fensters oder des ganzen Bildschirms mit den Teilnehmern teilen. Leider kann man dort noch nicht den Inhalt eines einzelnen Monitors teilen. Um das zu tun muss man entweder alle Monitore bis auf den gewünschten abschalten, oder wie beschrieben mit einer anderen Aufnahmesoftware diesen aufnehmen und dann das Fenster mit dieser Wiedergabe teilen.